Budget opstellen voor een feest met 50 tot 100 gasten

Lucas de Vries

Ervaren DJ apparatuur specialist

Een feest voor 50 tot 100 gasten organiseren? Dat is een flinke klus.

Je wilt natuurlijk dat iedereen het naar hun zin heeft, de biertjes koud zijn en het eten goed is.

Maar dan is er dat ene ding: het budget. Het is vaak de grootste bron van stress. Want wat kost zoiets nou eigenlijk?

En hoe voorkom je dat je op de avond zelf door je geld heen bent? Geen zorgen. Wij helpen je op weg met een helder plan, zodat je precies weet waar je aan toe bent. Zo hou je geld over voor de dingen die echt tellen.

Het startpunt: de kosten per persoon

Voordat je een locatie gaat bellen of boodschappenlijstjes maakt, moet je één ding weten: wat wil je per persoon uitgeven?

Dit is je belangrijkste richtlijn. De totale kosten hangen hier volledig vanaf. We kunnen dit grofweg verdelen in drie niveaus.

Budgetvriendelijk: €25 tot €40 per persoon

Kijk welk niveau bij jou en je gasten past. Hierbij draait het om slim zijn.

Je bent de gastheer of -vrouw bij jou thuis of in een goedkope gemeenschapsruimte.

Gemiddeld: €40 tot €75 per persoon

Het eten is zelfgemaakt of simpel, denk aan een grote pan soep, broodjes en een zelfgemaakte barbecue. De drank is basic: biertjes, fris en wijn uit de supermarkt. Dit is perfect voor een informele borrel of een zomerse tuinparty. Dit is de sweet spot voor veel verjaardagen en jubileumfeesten.

Je kunt een professionele locatie huren, zoals een lokaal restaurant of een feestzaal. Het eten verzorg je met een cateringbedrijf of een uitgebreid buffet.

Uitgebreid: €75 tot €150+ per persoon

De drank is iets uitgebreider, misschien een speciaalbiertje of een leuke cocktail. Je kunt ook iets aan entertainment denken, zoals een DJ of een leuke fotobooth. Voor de echte 'events'.

Denk aan een bruiloft of een groot bedrijfsfeest. Je huurt een exclusieve locatie, zoals een oude schuur of een mooi restaurant.

De catering is top, met meerdere gangen of een chef-kok die live staat te koken. Drankjes zijn van topkwaliteit en entertainment is niet meer een optie, maar een vereiste. Denk aan een live band, licht- en geluidshows en misschien zelfs een afterparty.

De grote kostenposten op een rij

Oké, je hebt een idee van de kosten per persoon. Laten we nu de grote hapjes uit je budget bekijken.

Dit zijn de dingen waar je echt niet omheen kunt. Wees hier realistisch in, dit voorkomt teleurstellingen. De locatie is vaak het duurste onderdeel.

De opties lopen enorm uiteen. Thuis of in de tuin is natuurlijk (bijna) gratis, maar je bent wel zelf verantwoordelijk voor alles.

Locatie: je grootste kostenpost

Een ruimte in een lokaal dorpshuis of community center kost al gauw tussen de €300 en €800, afhankelijk van de faciliteiten. Wil je iets professioneels? Dan zit je al snel aan €1000 of meer. Let bij de huur altijd op wat er allemaal bij zit.

Zitten tafels en stoelen erbij? En wat dacht je van servies en glaswerk?

Dat kan je een hoop extra werk (en kosten) schelen. Je gasten moeten eten. Hoeveel en hoe duur, dat bepaal je zelf.

Eten: van simpel tot spectaculair

Een zelfgemaakte pasta-avond of een grote BBQ kan makkelijk voor €15 tot €25 per persoon.

Kies je voor een cateringbedrijf met een basisbuffet? Reken dan op €25 tot €45 per persoon. Ga je voor een walking dinner of een drie-gangen menu?

Dan kom je al snel uit op €50 tot €80 per persoon. Denk hierbij aan de catering kosten per persoon voor de ingrediënten, de cateraar en het eventuele personeel dat het eten serveert of de afwas doet.

Drank: de onzichtbare kostenverdubbelaar

Drank loopt vaak ongemerkt enorm op. Een gemiddelde gast drinkt zo'n 3 tot 5 drankjes per avond.

Wat je aanbiedt, maakt een gigantisch verschil. Ga je voor fris, water en bier? Dan ben je ongeveer €5 tot €10 per persoon kwijt.

Voeg je wijn toe? Reken op €10 tot €20 per persoon. En cocktails?

Decoratie en sfeer

Die tikken aan: €15 tot €30 per persoon. Een handige tip: overweeg een 'drink ticket' systeem. Iedereen krijgt bijvoorbeeld twee bonnetjes voor alcoholische dranken, daarna betaalt men zelf. Dit houdt de kosten binnen de perken en voorkomt dat de bar leeg is na twee uur.

Deze kostenpost hangt volledig af van je thema en smaak. Een paar ballonnen en wat slingers bij de Action of HEMA kosten je geen €50.

Wil je het professioneler aanpakken met bloemstukken, kaarsen en speciale verlichting? Dan ben je al snel €200 tot €500 kwijt. Bedenk goed: een simpele, stijlvolle aankleding heeft vaak meer effect dan een dure, over the top decoratie.

Entertainment: de sfeermaker

Vraag je af: wat voegt echt iets toe? Wat gaan je gasten doen?

Zomaar wat praten kan leuk zijn, maar muziek of entertainment tilt een feest naar een hoger niveau. Een goede DJ kost al snel €500 tot €1500 voor een avond. Een live band is nog duurder.

Een leuk alternatief is een fotobooth (€300 - €600) of een zelfgemaakt spel. Vergeet niet dat muziek ook gratis kan: een goede afspeellijst op Spotify en een goede speaker doen wonderen.

Rekenvoorbeeld: een feest voor 75 gasten

Laten we het concreet maken. Stel, je wilt een feest voor 75 personen geven en je wilt een middenweg budget hanteren van €60 per persoon.

Je totale budget is dan €4.500. Hoe ziet dat eruit? Zo zie je maar: met een slimme verdeling kun je voor €60 per persoon een heel gezellig en compleet feest neerzetten voor 75 mensen.

5 gouden tips om binnen je budget te blijven

Wil je zorgen dat je budget niet uit de klauwen loopt? Gebruik dan deze slimme trucs:

1. Boek ver van tevoren. Populaire locaties en cateraars zitten vol. Hoe eerder je boekt, hoe meer keuze je hebt en hoe beter de prijzen zijn. Last-minute is altijd duurder.
2. Vraag offertes, altijd. Ga niet af op de eerste de beste prijs. Vraag bij minimaal drie verschillende bedrijven een offerte aan. Het scheelt soms honderden euros.
3. Doe het (deels) zelf. Ben je goed in bakken? Maak de taart zelf. Een handige vriend die kan timmeren? Vraag hem om een leuke bar. Je eigen tijd investeren levert veel op.
4. Hou het simpel. Een simpel, maar goed, buffet is vaak beter dan een ingewikkeld menu waar niemand vanaf weet. Kies voor klassiekers die iedereen lust.
5. Check je verzekering. Soms dekt je aansprakelijkheidsverzekering schade die tijdens een feest ontstaat. Handig om te weten, vooral als je een dure locatie huurt.

Een feest organiseren is een avontuur. Het opstellen van een budget voelt misschien als een saaie klus, maar het is je beste vriend.

Het geeft je rust, overzicht en de vrijheid om te genieten van je eigen feest. Dus pak die rekenmachine, maak een plan en vier het leven. Je kunt het.